Yogyakarta, 5 Juni 2025 – Biro Transformasi Digital (BTD) Universitas Gadjah Mada mendapat undangan dari Program Studi Profesi Apoteker (PSPA) Fakultas Farmasi untuk melakukan pendampingan analisis proses bisnis serta pengembangan sistem informasi yang akan digunakan dalam fasilitasi dan pelacakan kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA).
Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas pengelolaan PKPA yang selama ini masih dilakukan secara manual atau semi-digital, PSPA Fakultas Farmasi menggagas pengembangan sistem informasi PKPA berbasis web dan mobile. Sistem ini dirancang untuk menyederhanakan berbagai proses penting, seperti komunikasi antara mahasiswa, dosen pembimbing, preseptor, dan mitra, hingga pengumpulan dan penilaian laporan secara digital.
BTD berperan dalam menyusun analisis proses bisnis yang mendasari pengembangan sistem, termasuk identifikasi aktor utama, kebutuhan fungsional, dan hak akses sistem. Aktivitas ini menjadi bagian dari tahapan transformasi digital yang terstruktur, mulai dari identifikasi kebutuhan, penyusunan Enterprise Architecture, desain UI/UX mockup, hingga implementasi dan uji coba sistem.
Proses Pendampingan
Tim dari BTD bersama PSPA telah melakukan pemetaan proses bisnis melalui pendekatan Enterprise Architecture. Proses utama yang diidentifikasi mencakup:
- Permohonan dan approval kesediaan mitra
- Plotting mahasiswa ke lokasi PKPA, dosen pembimbing, dan preseptor
- Pelaksanaan PKPA serta dokumentasi laporan dan penilaian
Setiap aktor dalam sistem – mulai dari mahasiswa, preseptor, dosen pembimbing, admin prodi, hingga mitra – diberikan peran dan hak akses berbeda sesuai kebutuhan sistem. Mockup dan use-case sistem telah disusun untuk memastikan antarmuka pengguna (UI) dapat digunakan secara intuitif dan mendukung kolaborasi lintas peran.
Integrasi Sistem
Pengembangan sistem ini juga diarahkan untuk dapat terintegrasi dengan sistem informasi lain di UGM seperti SIMASTER dan LENTERA, sehingga memberikan pengalaman yang seamless bagi pengguna dan mendukung interoperabilitas data antarunit.
Pengembangan Sistem Informasi PKPA Fakultas Farmasi UGM merupakan langkah strategis dalam digitalisasi pengelolaan praktik profesi yang kompleks dan lintas-instansi. Dengan pendampingan dari Biro Transformasi Digital, diharapkan sistem ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional PSPA tetapi juga menjadi model penerapan teknologi informasi berbasis kebutuhan nyata pengguna di lingkungan akademik